Empieza por el recorrido de una solicitud
Antes de dibujar pantallas, toma una solicitud real y sigue sus pasos: quién la recibe, qué documentos necesita, quién decide y cómo se comunica el resultado. En muchas operaciones el trabajo está repartido entre correo, hojas de cálculo y mensajes. El CRM debe unir ese recorrido, no copiar cada herramienta en una pantalla nueva.
Anota también las excepciones. Un documento faltante, un cambio de responsable o una aprobación pendiente suelen explicar más del proceso que el camino ideal.
Un expediente, estados visibles y responsables claros
Cada solicitud necesita un expediente con datos, archivos, historial y siguiente paso. Los estados deben ser comprensibles para quien trabaja en la operación: recibido, en revisión, pendiente de información, aprobado o cerrado, por ejemplo. El equipo debe poder ver quién tiene la tarea sin reconstruirla en un chat.
Los permisos importan tanto como la interfaz. No todas las personas necesitan editar todo, y las decisiones importantes deben conservar fecha y responsable.
Automatiza reglas, conserva criterio humano
Las validaciones repetibles, los recordatorios y la preparación de documentos son buenos candidatos para automatizar. Una excepción comercial o una decisión sensible sigue necesitando revisión humana. Diseñar esa frontera desde el principio evita flujos frágiles que funcionan solo cuando todo ocurre exactamente como estaba previsto.
La primera versión puede concentrarse en el flujo que más se repite. Después de usarlo con casos reales, el equipo tendrá mejores datos para decidir qué integrar o ampliar.
